Kompletter Leitfaden: VeriFactu für KMU & Freiberufler

1. Was ist VeriFactu eigentlich – ganz einfach erklärt?

Das Real Decreto 1007/2023 legt Anforderungen für Rechnungssysteme in seinem Anwendungsbereich fest. Die am 5. Oktober 2026 angekündigte Verschiebung auf Oktober 2028 ist geplant; die Rechtsänderung steht noch aus. Die aktuell im BOE veröffentlichten Termine stehen unten.

Das Kernziel ist simpel: Jede Rechnung, die in einem Geschäft, Restaurant, Kiosk oder von einem Freiberufler gedruckt oder erstellt wird, muss fälschungssicher dokumentiert werden. Es ist künftig illegal, Rechnungsdaten nachträglich zu verändern oder zu löschen (sogenannte "Dual-Use Software" ist streng verboten).

2. Wen betrifft das und ab wann?

Die Anforderungen betreffen Steuerpflichtige und Rechnungssysteme im Anwendungsbereich der Verordnung mit den jeweiligen Ausnahmen. Prüfen Sie Ihren Steuerstatus und Ihre Tätigkeit; die automatische Übermittlung ist nicht für jedes Unternehmen vorgeschrieben.

AKTUELL IM BOE VERÖFFENTLICHTE Termine — Rechtsänderung ausstehend:

• 1. Januar 2027: Erfasste Körperschaftsteuerpflichtige (AKTUELL IM BOE VERÖFFENTLICHT).
• 1. Juli 2027: Übrige erfasste Steuerpflichtige, auch Selbständige mit IRPF (AKTUELL IM BOE VERÖFFENTLICHT).

Ausnahme: Unternehmen, die bereits das SII-System (Suministro Inmediato de Información) nutzen oder im Baskenland (TicketBAI) und Navarra ansässig sind, haben eigene Systeme und sind von VeriFactu oft ausgenommen.

3. Die 4 Kernanforderungen an Ihre Rechnung

Die Anforderungen an Aufzeichnungen, Integrität und Rechnungen hängen von System und Betriebsmodus ab; eine geplante Verschiebung ist keine verabschiedete Rechtsänderung.

• Digitale Signatur: Jede Rechnung wird kryptologisch signiert, um die Echtheit zu beweisen.
• Hash-Verkettung: Jede Rechnung ist mit der vorherigen Rechnung mathematisch verknüpft (wie eine Mini-Blockchain). Löscht man eine Rechnung dazwischen, zerreißt die Kette und der Betrug fällt sofort auf.
• QR-Code: Jede ausgedruckte oder als PDF verschickte Rechnung MUSS einen QR-Code der AEAT tragen, damit Kunden den Beleg scannen und melden können.
• Audit-Trail: Die Software muss ein manipulationssicheres "Tagebuch" (Event-Log) über alle Vorgänge führen.

4. Strafen: Was passiert bei Nichtbeachtung?

5. Das Problem für kleine Unternehmen

Dies stellt besonders Cafés, Bar-Betreiber, den Einzelhandel und kleine Betriebe vor enorme Probleme:

• Viele nutzen extrem alte Kassensysteme, für die der Hersteller längst pleite ist oder keine Updates mehr liefert.
• Andere nutzen Office-Programme (Excel, Word) zur Rechnungserstellung. Excel kann aber keine digitalen Signaturen oder Hash-Ketten erzeugen!
• Ein komplettes neues Kassensystem oder ERP anzuschaffen kostet tausende Euro, wochenlange Einarbeitung und stoppt den Betriebsablauf.

6. Die Lösung: Print2Verifactu

Anstatt Ihre teure oder liebgewonnene Software in den Müll zu werfen, nutzen Sie einfach Print2Verifactu. Es ist ein cleveres Programm, das sich auf Ihrem Windows-Computer als ein "Virtueller Drucker" einklinkt.

So funktioniert es im Alltag:

Statt eine neue 2000-Euro-Kasse zu kaufen, tippen Sie in Ihrem alten System wie gewohnt die Rechnung ein und klicken auf "Drucken".

Sie wählen als Drucker einfach " Print2Verifactu". In dieser einen Millisekunde passiert die Magie:

• Print2Verifactu fängt das Dokument ab.
• Es erzeugt die kryptografische Signatur und die Hash-Kette.
• Es platziert den gesetzlich vorgeschriebenen QR-Code auf der Rechnung.
• Es speichert den Beleg sicher lokal ("No VeriFactu"-Modus) oder sendet ihn sofort an die AEAT (VeriFactu-Modus).
• Danach wird der fertige Beleg sofort an Ihren echten Bondrucker oder auf A4 Papier ausgedruckt.

Ihr Vorteil: Sie können Ihren Druckablauf beibehalten. Prüfen Sie Konfiguration, Betriebsmodus und die Anforderungen Ihrer Tätigkeit; die Softwarenutzung allein garantiert keine steuerliche Konformität.